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Les documents

Les fonctionnalités de Microsoft Word décrites ici sont celles de la version Office 365 pour Windows, Mac OS, iOS et Android. Les principes d’accessibilité sont les mêmes, seule les interfaces sont différentes.

Intégration de l’accessibilité

Une bonne partie des informations d’accessibilité seront introduites par l’utilisation des styles dont le logiciel de traitement de texte offre un ensemble prédéfini. C’est ainsi que seront marqués les titres et les listes.

Les autres informations nécessaires à l’accessibilité seront inscrites dans les propriétés de certains éléments comme les images et les tableaux.

La suite Office offre aussi un outil très utile pour la vérification de l’accessibilité.

  • Sur Windows, vous le trouverez dans le menu Fichier, sous le bouton Vérifier l’absence de problèmes.
  • Sur MacOS vous le trouverez dans l’onglet Révision.
  • Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur les version mobiles iOS et Android.

Toutes les informations d’accessibilité seront aussi conservées lors de la conversion en format PDF accessible par Microsoft Word.

  • Sur Windows, vous devez cocher l’option « Balises de structure de document pour l’accessibilité ».
  • Sur MacOS, vous devez cocher la case « Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité(utilise le service en ligne de Microsoft) ».
  • Il n’est toutefois pas possible d’exporter en format PDF accessible à partir des versions mobiles pour iOS ou Android.

Il est important de noter que certaines corrections d’accessibilité devront être faites par la suite dans Acrobat pour que le fichier soit entièrement accessible. Cela est particulièrement vrai pour les tableaux.
C’est pourquoi il est préférable d’éviter d’utiliser des tableaux ou de distribuer le document en format Word chaque fois que possible.

Les couleurs

Le contraste visuel est un élément très important de la lisibilité.
Les personnes malvoyante et la population vieillissante (de 40 ans et plus) sont particulièrement sensibles au niveau de contraste. Pour les personnes malvoyantes, cela va un peu de soi, mais pour la population vieillissante, il est intéressant de noter que dans le processus normal de vieillissement de l’œil, même d’un œil en bonne santé, une personne de 65 ans a besoin d’un niveau de luminosité 4 fois supérieur à celui nécessaire à une personne de 20 ans. À 80 ans, ce n’est plus 4 fois, mais 10 fois plus de lumière qui est nécessaire.

Il est également important de noter que des caractères gras ou plus gros peuvent compenser pour un contraste plus faible.

Pour améliorer le contraste visuel, il faut agir sur l’une des deux couleurs, ou sur les deux pour les rendre plus foncées ou plus pâles. Chaque fois que possible, il faut privilégier un contraste plus fort (de niveau AAA).

Deux couleurs de texte sont cependant à éviter :

  1. Le gris, même foncé dont les utilisateurs vieillissants se plaignent souvent;
  2. Le rouge qui diminue nettement la lisibilité pour les personnes daltoniennes. Pour attirer l’attention, il vaut mieux utiliser un encadré rouge plutôt que du texte en rouge ou utiliser du texte blanc sur un fond rouge foncé.

Heureusement, nous disposons d’outils qui permettent de mesurer le rapport de contraste visuel, et qui nous permettent donc de nous baser sur des données objectives.
Nous vous recommandons l’outil Colour Contrast Analyzer :
pour Windows ou pour Mac http://www.paciellogroup.com/resources/contrastAnalyser.

La simplification des textes

Les personnes ayant des limitations cognitives, les personnes sourdes dont la langue des signes est la langue maternelle et les personnes ayant un faible niveau de littératie (analphabétisme) rencontrent des difficultés avec le langage écrit tel que nous l’utilisons. Pourtant, il est souvent possible de dire les choses avec un vocabulaire plus simple et des phrases plus courtes.

Quand un contenu s’adresse à un public large, c’est une règle de communication importante qui aidera grandement à la diffusion du message. Un langage clair et simple facilitera aussi la consultation aux personnes pour qui le contenu est présenté dans une langue seconde.

Les Règles d’accessibilité proposent d’écrire pour un public du premier cycle du secondaire, ou d’ajouter un résumé ou une version compréhensible par ce public.

L’ajout de contenu comme des illustrations visuelles, des images et des symboles peut aider à expliquer les idées, les événements et les processus.

En français, il n’existe pas de test standardisé permettant d’évaluer automatiquement la clarté et la simplicité du langage, mais les deux outils suivants peuvent vous fournir des indications intéressantes :

Commencer chaque élément ou section du contenu par les informations clés est une règle de communication, bien connue des journalistes, qui permet de capter immédiatement l’attention, et de transmettre l’essentiel du message dès les premières lignes.

Les titres

Les titres jouent un rôle très important dans la structuration du contenu et permettent du même coup la navigation dans cette structure afin de passer facilement d’une section à l’autre d’un document.

Pour que les titres soient reconnus par un lecteur d’écran, il suffit de les indiquer à l’aide des styles appropriés.

Utiliser les styles prédéfinis « Titre 1 », « Titre 2 », « Titre 3 ».
Capture d'écran des styles rapides. Le style courant est Titre 2.

Il s’agit de styles de paragraphes que vous pouvez appliquer au paragraphe dans lequel est placé le curseur. Il n’est donc pas nécessaire de le sélectionner au préalable.

Attention : si vous appliquer un style de paragraphe à un passage sélectionné, vous risquez de perdre les attributs comme gras ou italiques que vous aviez donné à certains éléments.

L’utilisation de styles n’oblige pas à adopter le formatage prédéfini pour ces styles.

Il est possible de partir d’un formatage existant pour créer un nouveau style ou redéfinir un style comme « Titre 2 » pour lui faire épouser les caractéristiques d’un passage sélectionné. Le menu contextuel du bouton de style permet de mettre à jour le style à partir de la sélection ou de le modifier.

Capture d'écran montrant le menu contextuel qui permet de modifier un style, de sélectionner toutes les occurences de ce style, de renommer, de le supprimer ou de l'ajouter à la galerie. Il est également possible de modifier un style en utilisant la commande « Mettre à jour (le nom du style)pour correspondre à la sélection »

Les listes

Les listes permettent de structurer les énumérations et ont en outre l’avantage d’être considérées comme un ensemble de x éléments par les lecteurs d’écran.

Ceci permet à un utilisateur non voyant de connaître la longueur de la liste dès l’entrée dans celle-ci, information qu’une personne voyante peut vérifier d’un seul coup d’œil.

Les logiciels de traitement de texte distinguent deux sortes de listes, les listes à puces et à numéros.

Dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser les styles prédéfinis « Liste à puces » et « Liste à numéros » qui seront bien reconnues par les lecteurs d’écran.

Capture d'écran des boutons pour l'insertion de listes.

Les passages dans une autre langue

Les passages dans une autre langue doivent être marqués afin que la synthèse vocale utilisée dans un lecteur d’écran soit en mesure d’utiliser le moteur de synthèse correspondant à cette langue.

Avant de marquer les passages dans une autre langue, il faut d’abord définir la langue de base du document avant de le rédiger ou, après rédaction, sélectionner tout le document et en définir la langue.

ATTENTION : il est important de décocher la case « Détecter automatiquement la langue » car cet automatisme n’est pas toujours fiable et peut vous jouer de mauvais tours.

Ensuite, pour marquer les passages dans une autre langue, il faut les sélectionner et utiliser les réglages de langue pour identifier la langue correspondante.

Ces données seront conservées lors d’une conversion éventuelle en PDF. Il est d’ailleurs bien plus facile de marquer correctement les changements de langue dans Microsoft Office plutôt que de le faire par la suite dans le document PDF.

Capture d'écran du dialogue Langue.

Les images

Les images qui transmettent une information doivent avoir un texte de remplacement alors que les images décoratives doivent être simplement ignorées.

Le texte de remplacement doit être entré dans le volet prévu à cet effet auquel on peut accéder par le menu contextuel.

Les liens hypertexte

Les liens hypertexte seront reconnus comme tels par un lecteur d’écran.

Ils demeureront donc utilisables dans ce format sans autre vérification ou modification.

Les notes

  • Les notes de bas de page ou de fin de document sont lisibles par un lecteur d’écran.
  • Le numéro d’identification de la note devient un lien hypertexte interne vers le contenu de la note.

Les commentaires

  • S’il y a lieu, les commentaires inscrits dans le document sont également lisibles avec un lecteur d’écran.
  • Le texte d’ancrage du commentaire devient alors un bouton d’accès à celui-ci.

Les zones de texte

ATTENTION : Les zones de textes ne sont pas lues par les lecteurs d’écran. Il est donc fortement déconseillé d’utiliser cette fonctionnalité.
Capture d'écran du bouton Zone de texte de l'onglet Insertion d'Office 2010. Un X rouge est ajouté pour marquer l'interdiction.

Les zones de texte sont souvent utilisées pour positionner un élément textuel à un endroit précis de la page.

En fait, ces éléments textuels sont inscrits dans la couche de dessin et ne font donc pas partie du déroulement du texte. C’est pourquoi un lecteur d’écran n’y a pas accès.

Les en-têtes et pieds de page

Les en-têtes et pieds de page ne sont pas lus automatiquement par les lecteurs d’écran, mais l’utilisateur peut y accéder s’il en soupçonne l’existence dans le document Word.

Les en-têtes et pieds de page ne sont pas balisés dans un processus éventuel de conversion en format PDF et deviennent donc invisibles pour un lecteur d’écran dans le document converti.

Les tableaux de données

Quel que soit le format de document, les tableaux de données représentent toujours un défi pour l’accessibilité.

Cela tient d’abord au fait qu’un tableau de données est une représentation visuelle de l’information qui fait appel à la vision d’ensemble. En effet, avant d’analyser chacune des données, l’œil perçoit d’abord rapidement l’organisation de l’ensemble. C’est à partir de cette compréhension globale que les données acquièrent leur signification.

Pour la personne qui ne peut percevoir cette vue d’ensemble, la compréhension d’un tableau est toujours une œuvre de reconstruction à partir de ses différents éléments.

Plus le tableau est complexe et plus cette reconstruction est ardue. C’est pourquoi les règles d’accessibilité ont prévu divers moyens pour faciliter cette tâche.

Le premier est un titre de tableau qui l’identifie en quelques mots.

Ce titre est facultatif, mais il peut permettre de distinguer ce tableau particulier des autres tableaux présentés dans le même document.

Le second est l’association entre les cellules de données et les cellules d’en-tête qui leur donnent un sens.

Sans cette association, les données individuelles perdent toute signification et ne constituent qu’une énumération incompréhensible.

Cette association est automatique quand il s’agit d’un tableau simple n’ayant qu’une ligne et qu’une colonne d’en-têtes, à condition que les en-têtes soient placées dans la première ligne et dans la première colonne et que l’on prenne soin de les identifier de la façon suivante :

  • Après avoir sélectionné la première ligne du tableau, ouvrir le dialogue des propriétés à partir du menu contextuel;
  • Dans l’onglet Ligne, cocher la case « Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête  »;
  • Dans le ruban Création de tableau, s’assurer que les cases Ligne d’en-têt et Première colonne sont bien cochées.

L’association est toutefois beaucoup moins évidente et d’autant plus importantes quand plus de deux cellules d’en-têtes viennent qualifier chaque cellule de données parce qu’il y a plus d’une ligne ou plus d’une colonne d’en-têtes.

Il s’agit alors d’un tableau complexe. Le format Word ne permet malheureusement pas de créer une association entre les cellules et leurs en-têtes dans un tableau complexe.

Il faut donc toujours simplifier les tableaux complexes ou offrir un lien qui précède le tableau et qui conduit à une version simplifiée présentée en annexe. De même, il faut prévoir un lien de retour placé après ce tableau pour revenir au document principal, après le tableau complexe.

ATTENTION : Les tableaux créés avec la fonction Dessiner un tableau ne sont pas accessibles avec un lecteur d’écran. Il est donc recommandé de toujours créer les tableaux à l’aide de la fonction Insérer un tableau.

Les formulaires

En ce qui concerne les formulaires, nous vous référons à la section intitulée : Création de formulaires accessibles dans Microsoft Word.

ATTENTION : Les formulaires « accessibles » créés dans Microsoft Word, ne sont pas universellement accessible car ils ne sont pris en charge que par le lecteur d’écran JAWS et ne sont pas utilisables avec NVDA ou VoiceOver sur MacOS. Le meilleur format pour

Pour la création de formulaires accessibles dans Microsoft Word, vous devez introduire les informations d’accessibilité en utilisant les propriétés des champs et transmettre les informations nécessaires au remplissage du formulaire grâce aux textes d’aide et aux sections.

Pourquoi utiliser des formulaires Word ?

La plupart des formulaires en usage dans les bureaux ont été conçus pour être remplis à la main. Leur mise en page prévoit donc des lignes sur lesquelles l’utilisateur doit inscrire l’information pertinente. Il est ainsi très difficile de remplir de tels formulaires à l’aide de l’ordinateur, parce que l’insertion de texte défait la mise en page du document.

Par opposition, un formulaire Word est un document conçu pour être rempli à l’aide de l’ordinateur. L’utilisateur ne peut écrire des renseignements que dans les champs. Le formulaire doit donc être protégé, pour que l’utilisateur puisse le remplir en choisissant un élément dans une liste déroulante, en cochant une case ou en saisissant du texte dans une zone d’édition.

Pourquoi rendre les formulaires accessibles ?

Dans le formulaire verrouillé, l’utilisateur voyant peut atteindre un champ en cliquant dessus, alors que l’utilisateur aveugle circule d’un champ à l’autre avec la touche TAB.

Contrairement à l’utilisateur voyant qui peut lire tout le texte avoisinant les champs, l’utilisateur aveugle ne peut lire que le contenu des champs eux-mêmes, ainsi que le texte d’aide qui leur est associé, car la seule façon de lire l’ensemble du texte d’un formulaire est de le déverrouiller.

Un formulaire accessible devra donc comporter des zones verrouillées pour les champs, et des zones non verrouillées pour les autres informations.

Créer un formulaire

Créer les formulaires en les sauvegardant dans le format « modèle de document ».

Capture d’écran de la boîte de dialogue « Sauver sous » de Microsoft Word 2000 à 2003. - Dans « Type de fichier », l’option « modèle de document » est sélectionnée.

Insérer les champs

Commencer par rédiger votre document en y plaçant les champs là où ils doivent apparaître.

Pour insérer un champ, placer le curseur d’édition à l’endroit désiré de l’onglet « Développeur » :

  • Sur Windows, dans la section « Contrôles », cliquer sur le bouton « Outils hérités » et choisir un des trois types de champs dans la section « Formulaires hérités » : zone d’édition, case à cocher ou zone de liste déroulante. ATTENTION : Ne jamais utiliser les Contrôles ActiveX.
  • Sur MacOS, cliquer sur le bouton approprié : zone de texte, case à cocher ou zone de liste modifiable.

Pour supprimer un champ que vous avez inséré, sélectionnez-le à la souris et appuyez sur la touche « SUPPRIMER ».

Fixer les propriétés des champs seulement à la fin. Pour fixer les propriétés d’un champ, placez le curseur dans le champ et activez le bouton « Options » de la barre d’outils.

Zone d’édition

Les champs de texte permettent à l’utilisateur du formulaire d’écrire librement l’information demandée.

On peut y inscrire du texte ordinaire, un nombre, une date, la date du jour, l’heure du jour ou, dans certains cas très particuliers, y faire exécuter un calcul.

Par défaut, le choix est fixé à « Texte ordinaire » et le nombre de caractères pouvant être saisi est illimité.

Texte d’aide

Le texte d’aide est une fonction essentielle pour l’accessibilité des formulaires, car ce texte est lu automatiquement par le lecteur d’écran lorsque l’utilisateur atteint le champ avec TAB.

Ce bouton ouvre un dialogue secondaire.

Capture d’écran de la boîte de dialogue « Texte d’aide des champs de formulaire » de Microsoft Word 2000 à 2010. - L’option « Créez votre propre texte » est cochée.

ATTENTION : Le texte d’aide est toujours limité à un maximum de 138 caractères.

En cliquant dans la zone d’édition, le bouton radio se déplace automatiquement à « Créez votre propre texte ». Écrivez la question à laquelle doit répondre l’utilisateur du formulaire en gardant à l’esprit qu’il ne peut lire le texte avoisinant.

  • Faites preuve de précision et de concision dans la formulation de votre texte. L’utilisation de la ponctuation est importante car la synthèse vocale fait une légère pause lorsqu’elle rencontre une virgule, et une pause plus longue lorsqu’elle rencontre un point. Elle modifie aussi légèrement l’intonation au point d’interrogation.
  • Notez également que le lecteur d’écran dit automatiquement « Édition » lorsque l’utilisateur atteint ce type de champ, et qu’il en lit le contenu lorsqu’il y en a un. Vous n’avez donc pas à donner de précisions telles que « Écrivez ».

EXEMPLES de texte d’aide pour un champ texte :
« Date de retour au travail (a a a a m m j j), pour les absences identifiées par un code : » ou
« Description des activités à réaliser : »

Case à cocher

Le bouton « Case à cocher » de la barre d’outils n’insère que la case elle-même, et le texte qui lui est associé doit être écrit directement dans le document. Astuce : Si le formulaire présente une série de cases à cocher parmi lesquelles un seul choix est possible, il est peut-être plus approprié de choisir une présentation sous forme de liste déroulante, à condition que tous les utilisateurs complètent le formulaire à l’ordinateur.

Texte d’aide

Le lecteur d’écran dit automatiquement « Case à cocher » pour ce genre de champ, et indique à l’utilisateur si elle est cochée ou non. Vous n’avez donc pas à donner ce genre d’indication dans le texte d’aide.

Lorsque plusieurs cases à cocher sont associées à une même information, il est préférable de répéter cette information pour chaque case.

EXEMPLES de texte d’aide pour un groupe de cases à cocher :

  • Première case : « Statut d’emploi, permanent / temporaire : ».
  • Deuxième case : « Statut d’emploi, occasionnel avec droit de rappel : ».
  • Troisième case : « Statut d’emploi, saisonnier : ».
  • Quatrième case : « Statut d’emploi, étudiant : ».

Zones de listes déroulantes

Les éléments de la liste doivent être définis dans les options du champ. Le bouton insère un espace qui servira à afficher une liste déroulante.

Taper les éléments de la liste un à un, et cliquer sur « Ajouter » pour les intégrer.

Texte d’aide

Notez que le lecteur d’écran dit automatiquement qu’il s’agit d’une liste déroulante, et qu’il donne la valeur affichée. Vous n’avez donc pas besoin de fournir ce genre de précision dans le texte d’aide.

EXEMPLES de texte d’aide pour une liste déroulante :
« Nom du programme : »
ou « Centre de services : »

Bouton « Protéger le formulaire »

Pour tester votre formulaire, vous devez le verrouiller en cliquant sur ce bouton.

Cette protection n’offre pas la possibilité d’ajouter un mot de passe. Si l’ajout d’un mot de passe est jugé nécessaire, vous devez passer par l’onglet « Révision », « Protéger », « Protéger le document » et choisir « Formulaire » dans le dialogue qui s’affiche alors.

Formulaire avec en-têtes de section, ou consignes élaborées

Si le formulaire à créer comporte des en-têtes de section trop longs pour être intégrés au texte d’aide du champ qui suit, ou s’il présente des paragraphes entiers d’explications, isoler la portion du document qui comporte les champs à remplir, dans une section verrouillée.

Cette technique peut également être utile lorsque certaines étiquettes de champ sont trop élaborées pour l’espace disponible dans le texte d’aide qui est limité à 138 caractères.

S’il est impossible d’abréger ces étiquettes (pour des raisons légales ou autres), vous pouvez en donner le texte intégral dans une section non verrouillée.

Placer ensuite le champ dans une section verrouillée en prenant soin d’indiquer, dans le texte d’aide qui y est associé, une référence explicite au texte précédent (ex. « J’ai lu le texte précédent et je marque mon accord en cochant cette case »).

Procédure permettant d’alterner entre les sections verrouillées et non verrouillées

      1. Saisir le texte d’introduction, qui comporte généralement la présentation du formulaire, et les explications relatives aux informations que l’utilisateur doit y entrer.
      2. Avant la portion du document réservée aux champs de formulaire proprement dits, introduire un saut de section continu par le menu « Insertion », « Saut… ».
      3. Construire le formulaire en suivant la procédure décrite plus haut.
      4. Pour verrouiller le formulaire, vous devez passer par l’onglet « Révision », « Protéger », « Protéger le document » et choisir « Formulaire » dans le dialogue qui s’affiche alors.
      5. Cliquer ensuite sur le bouton « Sections… », ce qui ouvrira le dialogue secondaire « Protection de sections ». Puis décocher la ou les sections qui présentent les explications, ne laissant cochées que celles qui regroupent les champs à remplir, et valider avec « OK ».
      6. De retour au dialogue « Protection du document, » si désiré, appliquer un mot de passe qui servira à déverrouiller le formulaire et valider avec « OK ».

 

Principes de base

Pour l’accessibilité d’un document Excel, il faut éviter, autant que possible, d’utiliser des lignes vides ou des colonnes vides pour espacer le contenu car il est vraiment pénible avec un lecteur d’écran de parcourir des lignes ou des colonnes entières pour se rendre compte que toutes les cellules sont vides.

Il est aussi important d’éviter autant que possible d’utiliser des cellules fusionnées en privilégiant chaque fois que possible de centrer un contenu sur plusieurs colonnes ou de laisser un contenu déborder visuellement sur les cellules vers la gauche ou la droite selon l’alignement choisi.

Enfin, il faut proscrire l’utilisation des zones de texte qui flotteront au-dessus de la feuille et qui ne seront pas lisibles avec un lecteur d’écran.

Vous trouverez ici un exemple d’application de ces principes : https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/logiciels_libres/ctp.xls.

Définir des titres de ligne et de colonne

Le texte qui suit est tiré et adapté de l’Aide du progiciel JAWS. Il est important de noter que la technique proposée ici pour l’identification des titres de lignes et de colonnes ne fonctionne qu’avec JAWS et n’aura aucun effet utile pour tout autre lecteur d’écran.

Création de tableaux accessibles dans Microsoft Excel en Utilisant la fonction « Nommer » d’Excel pour définir quelles lignes et quelles colonnes contiennent les titres de cellule. Définir un noms rend la feuille de calcul accessible à n’importe quel utilisateur de JAWS version 6.10 ou plus. Cette fonction permet à un auteur de classeur, de définir les titres de ligne et de colonne, sans installer, ni utiliser JAWS.

Procédure à suivre

        1. Déplacez-vous à la première cellule de la colonne ou de la ligne contenant les titres. Si la feuille de calcul contient des titres de ligne et de colonne, allez dans la cellule à l’intersection entre les lignes et les colonnes.
        2. À partir de l’onglet Formules, choisissez « Définir un nom ».
        3. Procéder ensuite comme suit en faisant attention à respecter les appellation en anglais incluant la casse :
          • Si la colonne contient des titres de ligne, utiliser « RowTitle ».
          • Si la ligne contient des titres de colonne, utiliser « ColumnTitle ».
          • Si la cellule se trouve à l’intersection entre des titres de ligne et des titres de colonne, utiliser « Title ».
          • Pour définir les titres de colonne ou de ligne pour n’importe quelle feuille de calcul autre que la feuille de calcul 1, ajouter le numéro de la feuille de calcul après « RowTitle », « ColumnTitle » ou « Title » (ex. « ColumnTitle4 » pour la feuille 4.

Astuce : Il est possible de définir plus d’une ligne ou colonne comme titres (ex. : pour définir les lignes 1 et 2 ainsi que les colonnes A et B comme titres, sélectionner les cellules A1 à B2 et leur assigner alors le nom « Title ».

Définir des Titres de Ligne et de Colonne pour des feuilles de calcul avec des régions multiples

Il est possible de définir différents titres de ligne ou de colonne, pour différentes régions, dans une même feuille ou un même classeur.

Pour définir un titre de ligne ou de colonne pour une région de données, utiliser le même procédé que celui décrit plus haut, mais utiliser « TitleRegion », « RowTitleRegion » ou « ColumnTitleRegion », selon que cette cellule se trouve dans la ligne de titre, dans la colonne de titre ou dans les deux. Ensuite :

        1. Ajouter le numéro de la région (ex. taper un « 1 » si les cellules sont dans la première région).
        2. Ajouter un point suivi des coordonnées de la cellule située en haut à gauche dans la région (ex. « A1 »).
        3. Ajouter un point suivi des coordonnées de la cellule en bas à droite dans la région (ex. « N9 »).
        4. Ajouter un point suivi du numéro de la feuille de calcul (ex. taper un « 1 » si la cellule est dans la feuille de calcul 1).

EXEMPLES :

        1. Pour une feuille de calcul avec une région dont les limites vont de A1 jusqu’à N9 dans la feuille 2, sélectionner la cellule A1, où se croisent les titres de colonnes et de lignes, et la nommer « TitleRegion1.A1.N9.2 ».
        2. Pour définir la ligne 9 de la feuille 2 comme rangée contenant des en-têtes de colonne pour les cellules dans la deuxième région, nommer la cellule C10 : « ColumnTitleRegion2.C10.D14.2 ».

 

Création d’un document PowerPoint accessible :

Introduire les informations d’accessibilité en utilisant les styles prédéfinis ou les propriétés des éléments.

Appliquer les techniques permettant de rendre les titres, listes, images et tableaux accessibles.

Toutes les informations d’accessibilité seront conservées lors de la conversion en format PDF accessible par Mricrosoft PowerPoint.

  • Sur Windows, vous devez cocher l’option « Balises de structure de document pour l’accessibilité ».
  • Sur MacOS, il n’y a pas d’option pour créer un PDF balisé pour l’accessibilité.

Selon le type d’élément, les informations nécessaires à l’accessibilité seront introduites :

  • Par l’application de styles, dont un ensemble prédéfini est offert par le logiciel. C’est ainsi que seront notamment marqués les titres et les listes.
  • Dans les propriétés de certains éléments. C’est ainsi que seront notamment marqués les images et les tableaux.

Les couleurs

Le contraste visuel est un élément très important de la lisibilité.
Les personnes malvoyante et la population vieillissante (de 40 ans et plus) sont particulièrement sensibles au niveau de contraste. Pour les personnes malvoyantes, cela va un peu de soi, mais pour la population vieillissante, il est intéressant de noter que dans le processus normal de vieillissement de l’œil, même d’un œil en bonne santé, une personne de 65 ans a besoin d’un niveau de luminosité 4 fois supérieur à celui nécessaire à une personne de 20 ans. À 80 ans, ce n’est plus 4 fois, mais 10 fois plus de lumière qui est nécessaire.

Il est également important de noter que des caractères gras ou plus gros peuvent compenser pour un contraste plus faible.

Pour améliorer le contraste visuel, il faut agir sur l’une des deux couleurs, ou sur les deux pour les rendre plus foncées ou plus pâles. Chaque fois que possible, il faut privilégier un contraste plus fort (de niveau AAA).

Deux couleurs de texte sont cependant à éviter :

  1. Le gris, même foncé dont les utilisateurs vieillissants se plaignent souvent;
  2. Le rouge qui diminue nettement la lisibilité pour les personnes daltoniennes. Pour attirer l’attention, il vaut mieux utiliser un encadré rouge plutôt que du texte en rouge ou utiliser du texte blanc sur un fond rouge foncé.

Heureusement, nous disposons d’outils qui permettent de mesurer le rapport de contraste visuel, et qui nous permettent donc de nous baser sur des données objectives.
Nous vous recommandons l’outil Colour Contrast Analyzer :
pour Windows ou pour Mac http://www.paciellogroup.com/resources/contrastAnalyser.

La simplification des textes

Les personnes ayant des limitations cognitives, les personnes sourdes dont la langue des signes est la langue maternelle et les personnes ayant un faible niveau de littératie (analphabétisme) rencontrent des difficultés avec le langage écrit tel que nous l’utilisons. Pourtant, il est souvent possible de dire les choses avec un vocabulaire plus simple et des ases plus courtes.

Quand un contenu s’adresse à un public large, c’est une règle de communication importante qui aidera grandement à la diffusion du message. Un langage clair et simple facilitera aussi la consultation aux personnes pour qui le contenu est présenté dans une langue seconde.

Les Régles d’accessibilité proposent d’écrire pour un public du premier cycle du secondaire, ou d’ajouter un résumé ou une version compréhensible par ce public.

L’ajout de contenu comme des illustrations visuelles, des images et des symboles peut aider à expliquer les idées, les événements et les processus.

En français, il n’existe pas de test standardisé permettant d’évaluer automatiquement la clarté et la simplicité du langage, mais les deux outils suivants peuvent vous fournir des indications intéressantes :

Commencer chaque élément ou section du contenu par les informations clés est une règle de communication, bien connue des journalistes, qui permet de capter immédiatement l’attention, et de transmettre l’essentiel du message dès les premières lignes.

Les titres

Les titres jouent un rôle très important dans la structuration du contenu. Ils permettent également la navigation dans cette structure, en facilitant le passage d’une section (diapo) à l’autre d’un document.

Pour que les titres soient reconnus par un lecteur d’écran, il suffit d’utiliser les zones de titre : inscrire le titre dans la zone « Cliquer pour ajouter un titre ».

Les listes

Les listes servent à structurer les énumérations et ont, en outre, l’avantage d’être considérées comme un ensemble de x éléments par les lecteurs d’écran. Ceci permet à un utilisateur non voyant de connaître la longueur de la liste dès l’entrée dans celle-ci, information qu’une personne voyante peut vérifier d’un seul coup d’œil.

L’utilisation des outils de création de listes permet à un lecteur d’écran de les reconnaître.

Les passages dans une autre langue

Les passages dans une autre langue doivent être marqués pour que la synthèse vocale du lecteur d’écran puisse utiliser le moteur de synthèse adapté à cette langue.

Avant de marquer les passages dans une autre langue, il faut d’abord définir la langue de base du document avant de le rédiger ou, après rédaction. L’affichage en Mode plan vous permet de sélectionner l’ensemble du contenu pour définir la langue de base.

Pour marquer les passages dans une autre langue, il faut les sélectionner, puis utiliser les réglages de langue pour en identifier correctement la langue.

Il est beaucoup plus facile d’identifier les changements de langue dans le document PowerPoint que de le faire dans Acrobat après la conversion éventuelle en PDF.

Les images

Les images qui transmettent une information doivent avoir un texte de remplacement, alors que les images décoratives doivent être ignorées par le lecteur d’écran.

Ce texte de remplacement doit être entré à l’aide du menu contextuel : « Modifier le texte de remplacement…  ».

Les liens hypertexte

Les liens hypertexte sont reconnus comme tels par un lecteur d’écran dans Microsoft PowerPoint.

Les commentaires

Les commentaires sont lisibles par un lecteur d’écran dans Microsoft PowerPoint.

Les zones de texte

Les zones de texte sont souvent utilisées pour positionner un élément textuel à un endroit précis de l’écran.

Si l’on utilise les modèles prédéfinis, les zones de texte sont reconnues par les lecteurs d’écran dans les documents PowerPoint. Plutôt que de créer de nouveaux modèles, il est donc recommandé d’utiliser les modèles prédéfinis et d’en modifier l’apparence à sa convenance.

Les en-têtes et pieds de page

Les en-têtes et pieds de page ne sont pas lus automatiquement par les lecteurs d’écran. N’y mettez donc pas d’information importante à la compréhension du contenu.

Les tableaux de données

Quel que soit le format de document, les tableaux de données représentent toujours un défi pour l’accessibilité.
Cela tient d’abord au fait qu’un tableau de données est une représentation visuelle de l’information, qui fait appel à la vision d’ensemble. En effet, avant d’analyser chacune des données, l’œil perçoit d’abord rapidement l’organisation de l’ensemble. C’est à partir de cette compréhension globale que les données acquièrent leur signification.

Pour la personne qui ne peut percevoir cette vue d’ensemble, la compréhension d’un tableau est toujours une œuvre de reconstruction à partir de ses différents éléments. Plus le tableau est complexe, plus cette reconstruction est ardue.

C’est pourquoi les règles d’accessibilité ont prévu divers moyens pour faciliter cette tâche.
Le premier est le titre, qui sert à identifier le tableau en quelques mots. Il est facultatif, mais il peut permettre de distinguer un tableau particulier des autres tableaux présentés dans le même document.

Le second est l’association entre les cellules de données et les cellules d’en-tête. Sans cette association, les données individuelles perdent toute signification, et ne constituent qu’une énumération incompréhensible

L’association est automatique quand il s’agit d’un tableau simple (une ligne et une colonne d’en-têtes), à condition que les en-têtes soient placés dans la première ligne et dans la première colonne et que soit cochés « Ligne d’en-tête » et « Première colonne » dans le ruban de Création de tableau.

L’association est toutefois beaucoup moins évidente, mais d’autant plus importante quand plus de deux cellules d’en-têtes viennent qualifier chaque cellule de données (parce qu’il y a plus d’une ligne ou plus d’une colonne d’en-têtes). Il s’agit alors d’un tableau complexe.

Microsoft PowerPoint ne permet malheureusement pas de créer une association entre les cellules et leurs en-têtes dans un tableau complexe. Il importe donc de simplifier les tableaux complexes chaque fois que possible. À défaut, on peut offrir un lien vers une version HTML de ce tableau complexe (version de rechange pour un tableau inaccessible).

Il est possible d’utiliser la fonction de création de tableau de Microsoft PowerPoint, ou de copier-coller un tableau provenant de Microsoft Word ou de Microsoft Excel. ATTENTION : Il faut utiliser la commande « collage spécial », et choisir le format HTML, sinon on n’obtiendra qu’une copie image du tableau.

Note :
De façon générale, un document en format Microsoft PowerPoint, créé selon les règles énoncées plus haut, sera plus facile à consulter avec un lecteur d’écran suite à sa conversion en format PDF, que dans son format original.

Pour une projection

Voici quelques consignes pour rendre vos présentations accessibles au plus grand nombre possible de vos auditeurs :

        • Utiliser des titres de 38 à 44 points et des texte d’une taille de 24 à 32 points;
        • Renforcer les contrastes (niveau AAA) afin de compenser les conditions d’éclairage pas toujours optimales;
        • Éviter les textes soulignés, en MAJUSCULES, ombrés et en relief qui nuisent à la lisibilité;
        • Utiliser avec parcimonie les effets sonores ou visuels (éléments en mouvement);
        • Si une diapositive contient beaucoup de contenu, la déployer sur plusieurs écrans (ex.: diapositives 1 et 2);
        • Éviter les tableaux et les graphiques très encombrés et très colorés;
        • Utiliser des phrases courtes, des titres courts, originaux et lisibles;
        • Employer des puces pour découper le texte;
        • Ne pas mettre de point en fin de ligne;
        • Afficher un maximum de 6 lignes ou points par page.

 

par Jean-Marie D’Amour M.Éd.
avec la collaboration de
Louis-François D’Amour et de
l’équipe Adaptation de l’information en médias substituts (AIMS)
de l’Institut Nazareth et Louis-Braille
2014-01-31

Procédure pas à pas de mise en accessibilité d’un document PDF

Avertissement : Même en appliquant cette procédure de mise en accessibilité, le format PDF n’est pas un format universellement accessible, car l’information d’accessibilité n’est pas entièrement traitée par VoiceOver sur un ordinateur ou un appareil mobile de la compagnie Apple. Le format HTML est donc toujours le seul format universel actuellement.

        1. Préparation du document source : pour un document dont la source Word est disponible, avant la conversion en PDF
          1. Si possible, vérifier et corriger au besoin la structure des titres par l’auteur ;
          2. À moins d’être assuré que ce travail a été fait auparavant, sélectionnez tout le document et modifier la langue pour Français (France) puis vérifier et corriger au besoin les changements de langue et les mettre en italiques s’il y a lieu à l’aide du correcteur d’orthographe (les changements de langue marqués dans Word seront balisés automatiquement lorsque la conversion sera faite en PDF ;
          3. À l’exception d’un texte uniquement décoratif, d’un logo ou d’un nom de marque, vérifier et corriger au besoin les couleurs pour atteindre un rapport de contraste de luminosité entre le texte et son arrière-plan d’au moins de 4,5 pour 1 ou de 3 pour 1, dans le cas de texte agrandi ;
          4. Pour convertir en format PDF :
            • Sur Windows, cocher l’option « Balises de structure de document pour l’accessibilité ».
            • Sur MacOS, cocher la case « Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité(utilise le service en ligne de Microsoft) ».

Pour un document créé dans InDesign : la Régie des rentes du Québec (RRQ) propose un aide-mémoire sur les principes d’accessibilité appliquées à l’aide de l’outil Adobe InDesign. Vous pouvez aussi écouter la vidéo de la conférence de Nicholas Grenier, auteur de ce document.

La procédure qui suit peut s’appliquer à tout document PDF quelle qu’en soit la source et les modalités de conversion. Toutefois, plusieurs problèmes seront déjà réglés lorsque le document source a déjà appliqué les règles d’accessibilité et a été converti avec l’option de balisage pour l’accessibilité.

ATTENTION : La procédure qui suit est un aide-mèmoire pour les personnes qui ont suivi une formation spécialisée pour la préparation ou la correction de documents PDF accessibles. Cette procédure ne peut remplacer une telle formation.

        1. Vérification de l’état du fichier PDF :
          • Utiliser la Vérification complète de l’accessibilité d’Acrobat et la fonction Preview du PDF Accessibility Checker (PAC) pour vérifier :
            • S’il y a des caractères unicodes erronés ;
            • S’il y a des lignes de texte qui sont fragmentées sur plusieurs lignes ;
            • S’il y a des séquences de caractères en majuscules et en minuscules dont la casse semble varier de façon aléatoire.
            • Annoter tous ces passage sur une copie du document qui servira également à l’étape 3.
        2. Annoter d’abord une version (papier ou électronique) du document pour indiquer :
          • Les en-têtes de section avec leur niveau ;
          • Les listes ;
          • Les changements de langue (s’ils n’ont pas été faits dans le document source) ;
          • Les images informatives avec leur texte de remplacement ;
          • Les abréviations et les acronymes à définir (Responsabilité de l’auteur) ;
          • Les tableaux simples et complexes ;
          • Les sections contenant des champs de formulaire.
        3. Configurer les propriétés :
          • Définir le titre réel du document, l’auteur et le résumé (dialogue Propriétés du document, onglet Description, champs Titre et Auteur ainsi que le champ Description auquel on accède avec le bouton « Métadonnées supplémentaires… ») (Voir la note 1).
          • [Bonne pratique] Configurer la Vue initiale dans le dialogue Propriétés du document : (Voir la note 2)
            • Onglet de navigation : Page seule ;
            • Disposition des pages : Une seule page ;
            • Zoom : Page entière ;
            • Ouvrir à la page : Première page ;
            • Cocher Centrer à l’écran ;
            • Affichage : Titre du document.
            • Dans l’onglet Avancé, configurer la langue principale à « Français » ou « FR » mais ne pas ajouter « -CA » (Voir la note 3).
          • [Bonne pratique] Faire correspondre la pagination imprimée à la pagination électronique (Voir la note 4 pour la procédure à suivre).
        4. Traiter le balisage dans le panneau balises :
          • S’il n’y a pas de balises, utiliser la fonction Ajouter des balises à un document et évaluer la pertinence du balisage ainsi créé ;
          • Si le balisage automatique est relativement pertinent pour certaines pages ou certains contenus mais non pour d’autres, utiliser la fonction de Retouche de l’ordre de lecture « Effacer la structure de page » ou « Supprimer la structure des éléments sélectionnés » ;
          • Si la correction du balisage automatique représente plus de travail que le balisage manuel de l’ensemble du document, opter pour celui-ci.
          • [Bonne pratique] Ajouter une balise <P> au début du document en l’ancrant sur un artefact ou un contenu non marqué et Inscrire un commentaire sur l’accessibilité dans son texte de remplacement (Voir la note 5) sous la forme : « {Avis au lecteur sur l’accessibilité : Ce document est conforme au standard international WCAG 2.1 afin d’être accessible à toute personne handicapée ou non. Toutes les notices entre accolades sont des textes de remplacement pour des images, des abréviations ou pour décrire toute autre information transmise par une perception sensorielle qui communique une information, indique une action, sollicite une réponse ou distingue un élément visuel. Ce PDF a été rendu accessible par …} »
            Ou en anglais :
            « {Notice to the reader about accessibility: This document meets the international standard WCAG 2.1 to be accessible to anybody, disabled or not. All notices between braces are alternative texts for images, abbreviations or to describe any other information conveyed by sensory characteristics that transmits information, indicates an action, prompts a response, or distinguishes a visual element. This PDF was made accessible by …} »
          • [Bonne pratique] Éliminer les paragraphes vides (lignes blanches) :
            • Dans le panneau contenu, en les transformant en artefact avec la commande « Créer un artefact… » du menu contextuel et valider les options par défaut de la boîte de dialogue ;
            • Il est aussi possible de le faire dans le panneau balise en transformant le contenu en artefact puis en détruisant la balise <P> devenue vide. Créer aussi des artéfacts avec les chemins qui constituent le seul contenu d’une balise et détruire leurs balises parentes.
        5. Traiter la structure du document : (Voir la note 6)
          • Définir le titre principal comme <H1> ;
            • Ne pas se préoccuper des titres fractionnés sur plus d’une ligne qui sont pris en charge par le lecteur d’écran ;
          • [Bonne pratique] S’il y a une page couverture réutiliser la balise <H1> quand le titre principal est repris au début du contenu ou éliminer l’une des deux instances ;
          • Vérifier et corriger au besoin toute la structure des en-têtes de section.
          • Si la table des matières n’offre pas de liens hypertexte pour chacun de ses éléments, créer des signets à partir de tous les niveaux d’en-têtes (Voir la note 8). S’assurer que le signet contient tout le texte du titre, sinon le modifier pour qu’il soit complet. Attention, il ne faut pas annoter les balises des en-têtes de section car ces annotations seront reprises comme contenu du signet en remplacement du titre réel ;
          • [Bonne pratique] Insérer le numéro de page dans une balise <P>, la déplacer en début de page et y inscrire le texte de remplacement suivant : {Page #}.
            • Si le changement de page intervient à l’intérieur d’un paragraphe ou d’une liste, placer la pagination à sa suite ;
            • Si le changement de page intervient à l’intérieur d’un tableau, utiliser une pagination combinée sur la page où débute le tableau en l’inscrivant de la façon suivante : {Pages 23 à 25}.
            • Note : NVDA lit automatiquement les numéros de page (ce qui fera double emploi), mais JAWS ne le fait pas. Toutefois, l’utilisateur peut utiliser la commande CTRL+MAJ+N pour ouvrir une boîte de dialogue qui donne le numéro de la page courante et permet de demander au besoin le numéro d’une autre page.
        6. Traiter les images (Voir la note 9) :
          • Mettre un texte de remplacement (Voir la note 10) à toutes les images informatives ;
          • [Bonne pratique] S’assurer que tous les textes de remplacement sont placés entre accolades pour être plus facilement distingués du texte réel du document par un lecteur d’écran ;
          • [Bonne pratique] Si le texte de remplacement contient plus de 50 caractères (s’il s’étend sur plus d’une ligne dans la zone d’édition où l’on doit l’inscrire), modifier la balise <Figure> pour une balise <P> et ajouter avant le texte de remplacement la mention « Graphique : », (cela évitera que le lecteur d’écran ne répète « graphique » au début de chaque ligne). Si le texte de remplacement est placé entre accolades, l’utilisateur saura facilement où il se termine. Sinon, il faut aussi ajouter la mention « Fin du graphique ».
          • Traiter à part les images complexes de type graphe, schéma, diagramme ou organigramme ;
            • Si le contenu ne peut être présenté sous forme de simples paragraphes dans un équivalent textuel, il faut dans certains cas recréer toute une structure de tableau avec des balise <P> dans chaque cellule, balises ancrées sur un contenu non marqué ou un artefact, avec un texte de remplacement.
          • Décrire aussi les lignes, flèches et autres symboles qui donnent une signification au contenu ;
          • La balise <PlacedGrafic> doit être renommée comme <Figure> s’il s’agit d’une image à conserver, sinon la transformer en artefact ;
          • Mettre un texte de remplacement sur du texte artistique ;
          • Situations particulières :
            • Baliser comme image tout dessin réalisé avec des caractères et lui donner un texte de remplacement ;
            • Si une image est utilisée pour un examen ou un exercice qui deviendrait invalide si l’image était présentée en texte, lui donner un texte de remplacement qui décrit la fonction de l’illustration ;
            • Si une image est utilisée comme CAPTCHA, comporter un texte de remplacement décrivant la fonction de l’illustration et prévoir d’autres formes équivalentes de ce test pour différents types de perception sensorielle ainsi qu’une offre d’assistance aux personnes incapables de réussir ce test.
        7. Traiter les notes de bas de page ou de fin en utilisant l’une des deux méthodes suivantes : (Voir la note 11)
          • Méthode 1 (lorsque la note est à la fin d’une phrase ou d’un segment de texte) :
            • Placer l’appel de note dans une balise <Note> avec un texte de remplacement (Voir la note 12) (au format : « {Note 1 : …} ») en copiant le contenu de la note après les deux-points.
            • À l’intérieur de la balise <Note>, placer une balise <Span> avec un texte de remplacement (au format :   «  {Fin de la note 1} »). Il est important d’ajouter un espace avant l’accolade qui précède le mot « Fin » afin que la note ne soit pas collée sur le texte qui la précède.
          • Méthode 2 :
            • Placer chaque appel de note dans une balise <Span> (Étendue) avec un texte de remplacement (au format : « {Voir la note 1. } »). Cette balise <Span> doit toujours être placée à l’intérieur du <P>, <LI>, <TH> ou <TD> contenant le texte auquel est attaché l’appel de note. Cependant, s’il y a un lien sur l’appel de note <Link>, mettre le texte de remplacement dans cette balise ;
            • Déplacer la balise de la note à la suite du paragraphe ou de la liste contenant l’appel de note (MS Word crée automatiquement des balises <Footnote> qu’il n’est pas nécessaire de renommer comme <Note>) ;
            • Placer le numéro de la note dans une balise <Span> avec un texte de remplacement (au format : « {Note 1 : } »). Cette balise <Span> doit toujours être placée à l’intérieur du <P>, <LI>, <TH> ou <TD> contenant la note.
            • Placer une balise <Span> avec un texte de remplacement (au format :   «  {Fin de la note 1} »). Il est important d’ajouter un espace avant l’accolade qui précède le mot « Fin » afin que la note ne soit pas collée sur le texte qui la précède.  Cette balise <Span> doit toujours être placée à l’intérieur du <P>, <LI>, <TH> ou <TD>.
        8. Traiter les abréviations et les acronymes : (Voir la note 13)
          • à moins d’une utilisation dans un menu de navigation ou dans un en-tête de page ou de section, tout acronyme ou abréviation doit être :
            • soit, associé à sa signification lors de sa première utilisation dans le corps du texte ou dans une note de bas de page (au besoin, on peut le faire par un texte de remplacement (Voir la note 14) qui donne l’abréviation ou l’acronyme suivi de sa signification entre parenthèses en utilisant une balise <Span> qui doit toujours être placée à l’intérieur d’un <P>, <LI>, <TH> ou <TD>) ;
            • soit, listé avec sa signification dans un glossaire accompagnant le document.
        9. Vérifier et corriger au besoin l’ordre et la pertinence de chaque balise :
          • Annoter les balises de tableaux qui seront traitées plus loin ;
          • Vérifier les balises de table des matières <TOC> et <TOCI> pour s’assurer qu’elles balisent bien tout le contenu de la table des matières. (si la table des matières n’est pas présentée avec ces balises, utiliser de simples balises <P>) (Voir la note 15) ;
          • Les listes doivent être balisées avec <L> et <LI> même si elles débordent sur une autre page (les balises <Lbl> et <LBody> ne sont pas nécessaires mais on peut les laisser tel quel si elles sont présentes ;
          • Pour chaque item de liste <LI>, s’assurer qu’il commence par un numéro ou par un caractère tenant lieu de puce qui est reconnu par JAWS ; (Voir la note 16)
          • Si une puce n’est pas reconnue, mettre un texte de remplacement sur la balise <LI> ou <LBody> de la façon suivante : • suivi du texte de l’item de liste (cette procédure est nécessaire afin que la puce et le texte se retrouvent sur la même ligne lors de l’affichage tactile).
          • Ne pas tenir compte des attributs de texte comme le gras, l’italique et le soulignement à moins que le contexte n’y fasse référence de façon explicite (ex. : « Les trois noms d’établissement en italiques indiquent… »)
          • Les blocs de citation doivent être balisés avec <BlockQuote> (Voir la note 17).
          • Faire une recherche de tous les contenus non marqués et les transformer en artefact.
            • Vous pouvez le faire en créant une balise que vous allez sélectionner avant de lancer la recherche.
            • Dans le dialogue de recherche, choisir « Contenu non marqué », sélectionnez la bouton radio « Rechercher dans le document », puis lancez la recherche en demandant de baliser chaque élément.
            • Une fois que vous avez terminé le balisage, vous devez parcourir chacun des éléments de contenu pour vérifier qu’il s’agit bien d’un contenu décoratif ou superflu.
            • S’il y a des contenus pertinents, vous devez les déplacer dans une autre balise selon l’ordre de lecture logique, puis transformer tous les autres éléments en artefact.
        10. Traiter les changements de langue : (Voir la note 18)
          • Pour un document PDF dont la source Word n’est pas disponible, sauvegarder le document avec Enregistrer sous Microsoft Word, sélectionner tout le contenu et définir la langue en français, puis utiliser le correcteur orthographique de Word pour repérer les changements de langue, reporter les changements de langue dans le PDF.
          • Vérifier et corriger au besoin tous les changements de langue (ATTENTION : la langue peut aussi être définie dans l’onglet contenu plutôt que dans l’onglet balise et peut être rattachée à une boîte de contenu plutôt qu’à la balise elle-même.) ;
          • Au besoin, créer des balises <Span> pour encadrer les passages dans une autre langue (La balise <Span> doit toujours être placée à l’intérieur d’un <P>, <LI>, <TH> ou <TD>), (il est souhaitable d’annoter ces balises avec le codet de la langue, par exemple « en » pour en faciliter le repérage lors du contrôle de qualité) ;
          • Attenttion, il faut lire tout le document avec un lecteur d’écran pour s’assurer que les changements de langue sont pertinents et apporter les corrections au besoin.
        11. Traiter les tableaux : (Voir la note 19)
          • Identifier tous les tableaux de données et en vérifier le balisage (TR, TH et TD)
            • Dans les cellules d’en-têtes, remplacer les abréviations par leur signification (ex. « n » pour nombre, « % « pour pourcentage ou « qté » pour quantité) ;
            • Pour régulariser le tableau, scinder les cellules fusionnées et répéter le contenu dans chacune des cellules défusionnées sans utiliser d’accolades puisqu’il s’agit de la reprise d’un contenu réel ;
              • [Bonne pratique] Dans l’Éditeur de tableaux, configurer « l’Étendue » de chaque cellule d’en-tête à « Rangée » ou « Colonne » selon le cas ;
            • Pour les tableaux complexes, conserver seulement une ligne et une colonne de TH, celle sur laquelle il y a le plus de cellules TH ;
              • Pour chaque TH, inclure au besoin une balise <P> dans laquelle on placera le contenu (même pour les cellules sans contenu, il faut ancrer le <P> sur un contenu réel, par exemple un espace ajouté dans la version Word avant conversion ou un artefact ou un contenu non marqué du PDF) ;
              • Pour chaque <P> inclus dans un TH, insérer un texte de remplacement (Voir la note 20) sans accolades (Voir la note 21) qui reprend sous forme d’énoncé, correctement ponctué l’information de l’ensemble des lignes ou de l’ensemble des colonnes de titres (les accolades ne sont pas requises ici parce qu’il s’agit simplement d’une reprise du texte réel sans interprétation de la part de l’adaptateur) ;
            • [Bonne pratique] Dans les cellules vides d’un tableau, placer le texte de remplacement {Cellule vide} dans une balise <P> ancrée sur un contenu non marqué ou un artefact ;
            • Attention, il faut vérifier chaque tableau avec un lecteur d’écran en le parcourant verticalement et horizontalement par lignes et par colonnes pour s’assurer que les titres seront lus automatiquement.
          • Identifier les tableaux de présentation et les transformer en texte en utilisant des balises <H#>, <P>, <L> et <LI> et en éliminant toutes les balises de tableau <Table>, <TR>, <TH> et <TD>.
        12. Traiter les champs de formulaire : (Voir la note 22)
            • Si les zones de champ ne sont pas définies, utiliser la fonction Modifier de l’outil Formulaire (Acrobat propose alors de les détecter automatiquement) ;
            • Tracer les zones des champs manquants ou ajuster au besoin les zones des champs existants ;
            • Pour chaque champ, inscrire une info-bulle qui décrit adéquatement toute l’information d’identification du champ ; (Voir la note 23)
            • Traiter les cases à cocher exclusives ou les boutons radio en utilisant le javascript ; (Voir la note 23)
            • Dans la liste des champs qui apparaît au bas du panneau de droite, activer l’option « Trier par ordre de tabulation » et « Ordre de tabulation par structure » (c’est-à-dire selon l’ordre des balises) ;
              • Si vous retournez dans ce panneau par la suite et modifiez l’ordre des champs, cela aura pour conséquence de briser le lien entre le champ (contenu OBJR) et sa balise parente dans l’arborescence des balises.
            • Activer le bouton « Fermer la fenêtre de modification » afin de sortir du mode d’édition du formulaire ;
          • Dans le panneau « Balises » :
            • Transformer en artefact tout le contenu des étiquettes de champ pour éviter qu’il fasse double emploi avec l’infobulle ;
            • Placer chaque contenu OBJR dans une balise <P> ;
            • Éliminer toute les balises des tableaux qui ont été utilisés pour la mise en page ;
            • S’assurer que les champs sont placés dans un ordre logique dans l’arboresce des balises car c’est la structure des balises qui déterminera l’ordre de tabulation ;
          • Attention, dans Acrobat X ou moins, tout champ déplacé ou dont la taille est modifiée perd son lien avec sa balise parente, ce qui doit être vérifié et corrigé. Ce bogue a été éliminé dans la version XI.
        13. Vérifier la qualité du travail :
          • Vérifier que toutes les étapes ont bien été faites en se référant à chacun des points de ce document ;
          • Activer l’option PDF balisé du menu contextuel du panneau Balises.
          • Utiliser la vérification complète de l’accessibilité et corriger les problèmes au besoin ; (Voir l’aide d’Acrobat)
            • Utiliser la fonction Preview du PDF Accessibility Checker (PAC) pour vérifier :
              • S’il y a des lignes de texte qui sont fragmentées sur plusieurs lignes ;
              • S’il y a des séquences de caractères en majuscules et en minuscules dont la casse semble varier de façon aléatoire ;
              • Si l’ordre de lecture est correct ;
              • S’il n’y a pas d’erreurs d’orthographe dans les textes de remplacement des images, des tableaux et dans les infobulles des champs ;
                • Dans le menu « Fichier », vous pouvez aussi utiliser « Enregistrer sous un autre… », « Autres options », « Texte (accessible) » pour fournir une copie de tout le contenu textuel à un réviseur linguistique et reporter par la suite les corrections demandées dans le document PDF. Cette version comprendra tous les textes de remplacement ainsi que les infobulles des champs, textes qui ne sont pas visibles dans la fenêtre d’affichage du PDF et donc plus difficle d’accès pour correction.
          • S’assurer que tout contenu interactif est utilisable avec JAWS, sinon éliminer ce contenu ou proposer une version de remplacement ;
          • Vérifier la correspondance entre le texte visible et le texte lu par le lecteur d’écran sur l’ensemble du document sans nécessairement en faire une lecture complète (à l’écoute, il est possible d’entendre « vide» entre un titre et un tableau ou entre une liste et une autre balise bien qu’il n’y ait pas réellement de ligne vide).

Trucs et astuces

        1. Il ne suffit pas d’effacer un texte de remplacement qui aurait été inscrit par erreur. Un simple effacement aura pour effet de créer un attribut alt vide. Il faut aller effacer l’attribut alt dans les propriétés de la balise de la façon suivante : 1) Activer le bouton « Modifier la balise… »; 2) déployer l’arborescence « Élément de balise », 3) sélectionner la ligne « /alt () » et 4) la supprimer à l’aide du bouton « Supprimer l’élément ». Cette procédure évite d’avoir à effacer la balise et de la recréer.
        2. Si l’on doit fermer un PDF suite à une fausse manœuvre pour éviter de sauvegarder cette version, il faut aussi fermer Acrobat car celui-ci garde en mémoire les derniers changements effectués sur le document.
        3. Il est possible de scinder un document de plus de 30 pages contenant des éléments complexes en utilisant l’extraction de pages pour des groupes d’une vingtaine de pages ou plus. Toutefois, lors de la réinsertion, il faut insérer au début du document extrait une copie du document original complet et supprimer par la suite les pages du document original qui font maintenant double emploi. Sinon, on se retrouve avec des séries de balises vides et des liens brisés.
        4. Enregistrer le document sous un nouveau nom à chaque étape pour éviter de perdre trop de temps de travail si l’on doit revenir en arrière.
        5. Annoter les noms de balises pour les changements de page ou pour signaler des sections à retravailler (par exemple un tableau).
        6. Regrouper les pages ou les sections du document dans des balises <Part> ou <Sect>.
        7. Lorsque la fonction Mettre le contenu en surbrillance est activée et que vous effacez la dernière balise de l’arborescence, Acrobat sélectionne automatiquement la balise racine et met donc tout le contenu du document en surbrillance. Il faut alors être patient parce que cette opération exige un certain temps.
        8. Pour créer une balise supplémentaire en l’ancrant sur un contenu non marqué, il faut d’abord créer la balise et la sélectionner. De cette façon, le contenu non marqué, une fois balisé, sera inséré automatiquement dans cette balise.
        9. Lorsque l’on veut copier du contenu dans un texte de remplacement, il faut le désélectionner avant d’ouvrir les propriétés de la balise, sinon toutes les propriétés seront grisées (non modifiables).
        10. Lorsqu’un document contient des balises non standard, vérifier leur rôle avec la fonction « Modifier le mappage de rôle… » du menu contextuel pour que ces balises soient correctement interprétées par un lecteur d’écran.
        11. Sélectionner la balise précédente avant de créer une nouvelle balise, car cette nouvelle balise sera placée immédiatement à la suite de la balise sélectionnée, ce qui vous évitera de la chercher dans l’arborescence.
        12. Ne pas utiliser « Retouche de l’ordre de lecture » pour des contenus superposés (par exemple quand il y a une trame de fond), car vous risquez de créer des problèmes d’empilement des calques.
        13. Ne pas utiliser la fonction « Créer une balise à partir de la sélection » pour écraser toutes les sous balises quand la balise parente contient une balise <Link>.
        14. Ne rien effacer dans le panneau contenu, car le contenu ainsi effacé ne sera pas récupérable.

Notes

Note 1. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 5.1 Ajouter un titre au document, page 20.

Note 2. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 10.5 Définir la vue initiale du document, page 84.

Note 3. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 5.2 Ajouter la langue principale du document, page 22.

Note 4. Dans le panneau des vignettes de page, utiliser l’option « Numéroter des pages… » du le menu contextuel. La boïte de dialogue permet de choisir le type de numérotation et d’ajouter, au besoin, un préfixe (ex. : C comme dans « C1 » pour la page couverture ou « Intro » pour la section d’introduction.

Note 5. Il ne suffit pas d’effacer un texte de remplacement qui aurait été inscrit par erreur. Un simple effacement aura pour effet de créer un attribut alt vide. Il faut aller effacer l’attribut alt dans les propriétés de la balise de la façon suivante : 1) Activer le bouton « Modifier la balise… »; 2) déployer l’arborescence « Élément de balise », 3) sélectionner la ligne « /alt () » et 4) la supprimer à l’aide du bouton « Supprimer l’élément ». Cette procédure évite d’avoir à effacer la balise et de la recréer.

Note 6. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.2 Titre du document et 8.3 En-têtes de section, page 50.

Note 7. Voir la note 6.

Note 8. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 10.1 Générer des signets si nécessaire, page 80.

Note 9. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.5 Figures et légendes, page 52.

Note 10. Voir la note 6.

Note 11. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.12 Notes de bas de page, page 69.

Note 12. Voir la note 6.

Note 13. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.11 Étendue, page 68.

Note 14. Voir la note 6.

Note 15. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.7 Sommaire, page 56. Il n’est pas nécessaire de recréer les liens d’une table des matières, car cette absence peut être compensée par l’utilisation des signets.

Note 16. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.6 Listes et articles de liste, page 55.

Note 17. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.9 Citations et blocs de citation, page 65.

Note 18. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 6.2.8 Préciser un changement de langue, page 42 et 8.11 Étendue, page 68.

Note 19. Manuel-balisage-acrobat_AcceDe.pdf, section 8.8 Tableaux, page 57 et Guide de mise en accessibilité d’un PDF.pdf, section Technique avancée de simplification du balisage d’un tableau complexe, page 14.

Note 20. Voir la note 6.

Note 21. Les accolades ne sont utilisées que pour les textes de remplacement des images ou pour les ajouts de textes explicatifs par l’adaptateur. Il ne faut donc pas les utiliser pour tout texte réel repris ou adapté comme celui faisant la synthèse des cellules d’en-têtes ou le contenu répété des cellules défusionnées.

Note 22. Guide de mise en accessibilité d’un PDF.pdf, section L’accessibilité d’un formulaire en format PDF, page 16.

Note 23. Guide de mise en accessibilité d’un PDF.pdf, section L’accessibilité d’un formulaire en format PDF, page 19.