Présentation PowerPoint

L’application de techniques mentionnées dans cette documentation permettra de rendre les titres, listes, images et tableaux accessibles, ainsi que d’assurer un ordre de lecture logique des contenus.

Vérification de l’accessibilité

Microsoft PowerPoint offre un outil très utile pour vérifier l’accessibilité du document, en proposant le cas échéant des pistes de correctifs. Pour y accéder :

• Sur Windows, se rendre dans le ruban « Révision », bouton « Vérifier l’accessibilité ». Le raccourci clavier est Alt+R, A1 et pour revenir dans le document, vous devrez utiliser F6.
• Sur MacOS, l’outil figure aussi dans l’onglet « Révision ».
• Cette fonctionnalité n’est toutefois pas offerte sur les version mobiles iOS et Android.

Dans le sous-menu du bouton « Vérifier l’accessibilité », vous trouverez également un autre outil important, nommé « Volet Ordre de lecture ». Cette fonctionnalité permet de vérifier et de corriger le positionnement de chaque élément de contenu dans l’ordre de lecture, pour assurer un rendu logique avec un lecteur d’écran.

Conversion en PDF accessible

Toutes les informations d’accessibilité du document seront conservées lors de la conversion en format PDF accessible par Microsoft Powerpoint :

• Sur Windows, il faut d’abord passer par « Enregistrer sous… », en choisissant le format PDF dans la zone de liste déroulante et en cliquant sur le lien « Plus d’options ».
• Ensuite, dans le dialogue d’enregistrement, il s’agit de cliquer sur le bouton « Options » pour cocher la case « Balises de structure de document pour l’accessibilité ».
• Il n’est toutefois pas possible d’exporter en format PDF accessible sur Mac, à moins de passer par le logiciel payant Acrobat.
• La conversion en PDF accessible n’est pas non plus offerte pour les versions mobiles (iOS ou Android).

Contraste visuel

Le contraste visuel des couleurs est un élément très important de la lisibilité.

Les personnes malvoyantes et la population vieillissante (de 40 ans et plus) sont particulièrement sensibles au niveau de contraste. Pour les personnes malvoyantes, cela va un peu de soi. Mais pour la population vieillissante, il est intéressant de noter que dans le processus normal de vieillissement de l’œil, même d’un œil en bonne santé, une personne de 65 ans a besoin d’un niveau de luminosité 4 fois supérieur à celui nécessaire à une personne de 20 ans. À 80 ans, ce n’est plus 4 fois, mais 10 fois plus de lumière qui est nécessaire.

Il est aussi important de noter que des caractères gras ou plus gros peuvent compenser pour un contraste plus faible.

Pour améliorer le contraste visuel, il faut agir sur l’une des deux couleurs, ou sur les deux pour les rendre plus foncées ou plus pâles. Chaque fois que possible, il faut privilégier un contraste plus fort (de niveau AAA).

Deux couleurs de texte sont cependant à éviter :

1. Le gris, même foncé, dont les utilisateurs vieillissants se plaignent souvent;
2. Le rouge, qui diminue nettement la lisibilité pour les personnes daltoniennes. Pour attirer l’attention, il vaut mieux utiliser un encadré rouge plutôt que du texte en rouge ou utiliser du texte blanc sur un fond rouge foncé.

Pour guider le choix de contrastes adéquats, il existe des outils permettant de mesurer le rapport de contraste visuel, en se basant sur des données objectives. Nous recommandons l’outil Colour Contrast Analyzer (pour Windows ou Mac) : https://www.tpgi.com/color-contrast-checker/.

Autres considérations

Les informations transmises ne doivent pas s’appuyer uniquement sur la couleur. Cette précaution permet d’assurer l’accessibilité des contenus à diverses clientèles, notamment :

• les personnes aveugles;
• les personnes malvoyantes, qui ont souvent une vision des couleurs limitée;
• les personnes daltoniennes;
• la population vieillissante, qui peut éprouver des difficultés à bien voir les couleurs en raison du processus de vieillissement de l’oeil;
• des personnes qui consulteraient une version imprimée monochrome de la présentation PowerPoint.

• les personnes ayant des limitations cognitives;
• les personnes sourdes dont la langue des signes est la langue maternelle;
• les personnes ayant un faible niveau de littératie (analphabétisme).

Pourtant, il est souvent possible de dire les choses avec un vocabulaire plus simple et des phrases plus courtes. Quand un contenu s’adresse à un public large, c’est une règle de communication importante qui aide grandement à la diffusion du message. Un langage clair et simple facilite aussi la consultation aux personnes pour qui le contenu est présenté dans une langue seconde.

Les Règles d’accessibilité proposent d’écrire pour un public du premier cycle du secondaire, ou d’ajouter un résumé ou une version compréhensible par ce public.

L’ajout de contenu comme des illustrations, des images et des symboles peut aider à expliquer les idées, les événements et les processus. Un découpage du texte avec des titres et l’emploi de listes contribuent aussi à faciliter le repérage de l’information.

En français, il n’existe pas de test standardisé pour évaluer automatiquement la clarté et la simplicité du langage. Cependant, les deux outils suivants peuvent fournir des indications intéressantes :

• Analyseur de lisibilité, par Translated Labs : https://translatedlabs.com/lisibilité-du-texte
• Outil Scolarius d’analyse de la lisibilité : http://www.scolarius.com/

Enfin, une approche bien connue des journalistes consiste à commencer chaque élément ou section du contenu par les informations clés. Cela permet de capter immédiatement l’attention, et de transmettre l’essentiel du message dès les premières lignes.

Les titres jouent un rôle très important dans la structuration du contenu. Ils permettent également la navigation dans cette structure, en facilitant le passage d’une section (diapo) à l’autre d’un document.

Pour que les titres soient reconnus par un lecteur d’écran, il suffit d’utiliser les zones de titre de la présentation PowerPoint. Pour ce faire, inscrire le titre dans la zone « Cliquer pour ajouter un titre ».

Ceci permet à un utilisateur non voyant de connaître la longueur de la liste dès l’entrée dans celle-ci, information qu’une personne voyante peut vérifier d’un seul coup d’œil.

L’utilisation des outils de création de listes permet à un lecteur d’écran de les reconnaître.

Les liens hypertexte seront reconnus comme tels par un lecteur d’écran dans Microsoft PowerPoint.

Par ailleurs, le libellé de chaque lien doit être évocateur de sa fonction, en indiquant la destination du lien ou la nature du contenu appelé. À cet effet, il convient d’éviter les libellé de liens qui utilisent de manière répétitive le même texte, tels que « cliquez ici » ou « en savoir plus ». Cette précaution sera salutaire pour plusieurs clientèles, notamment :

• Les personnes aveugles utilisatrices de lecteurs d’écran : Celles-ci peuvent consulter les liens en dehors de leur contexte immédiat, à l’aide d’une fonctionnalité qui liste l’ensemble des liens d’une page. Ainsi, les liens aux libellés répétitifs et peu évocateurs posent obstacle à l’emploi de cette fonctionnalité de navigation.
• Les personnes malvoyantes qui, en raison d’une perte de vue d’ensemble, sont suceptibles d’éprouver des difficultés à interpréter la fonction d’un lien sur la base de son contexte (contenus environnants).
• Certaines personnes ayant des limitations motrices, qui utilisent des outils de commandes vocales permettant de sélectionner un lien en dictant son libellé visible à l’écran.
• Les personnes ayant des limitations cognitives ou peu familières avec le Web, qui gagnent à diposer de repères clairs et univoques sur la fonction des liens.

• Les images porteuses de sens doivent avoir un texte de remplacement, pour transmettre l’information nécessaire à la compréhension.
• Les images décoratives doivent être marquées comme telles pour être ignorées par les lecteurs d’écran. Il s’agit, par exemple, d’images intégrées à des fins purement esthétiques, ou d’images dont le contenu est déjà repris intégralement sous forme de texte, à proximité de celles-ci.

Pour saisir un texte de remplacement

• Après la sélection d’une image, ouvrir le menu contextuel et choisir l’option « Afficher le texte de remplacement », qui déploie un volet de saisie.
• Pour une image informative : inscrire le texte de remplacement dans le champ correspondant. L’option de description automatique peut servir d’inspiration, mais doit être utilisée avec prudence. Elle n’interprète pas la fonction des images et leur message.
• Pour une image décorative : cocher la case « Marquer comme décoratif ».

Quelques pistes pour rédiger un texte de remplacement

• Le texte de remplacement d’une image informative sert à transmettre un contenu équivalent sous forme de texte. Ce n’est pas tant l’apparence de l’image qui importe que sa fonction ou son message.
• Ce texte prend la forme d’une courte description d’au plus quelques phrases, avec ponctuation. L’ajout d’un point final est recommandé pour que la synthèse vocale marque une pause. Cela permet une meilleure distinction avec les contenus qui suivent.
• Si l’image contient du texte informatif, celui-ci doit être repris intégralement dans le texte de remplacement.
• Éviter l’ajout des mots « image » ou « graphique » en début de description. Les lecteurs d’écran annoncent déjà cette information.
• Toutefois, on peut préciser le type d’image (photo, logo, illustration, etc.), si cela est pertinent à la compréhension.
• La description de l’image s’effectue dans la même langue que le document, sauf si cette image présente du texte informatif en langue étrangère.
• Les images plus complexes comme les diagrammes, les schémas ou les graphiques de données ne peuvent souvent être décrites en quelques courtes phrases. Dans ce cas, il faut prévoir une description complète sur la même page ou sur une autre page (ex. en annexe).

Si l’on utilise les modèles prédéfinis, les zones de texte sont reconnues par les lecteurs d’écran dans les documents PowerPoint. Plutôt que de créer de nouveaux modèles, il est donc recommandé d’utiliser les modèles prédéfinis et d’en modifier l’apparence à sa convenance.

• Un tableau de données est une représentation visuelle de l’information qui fait appel à la vision d’ensemble. En effet, avant d’analyser chacune des données, l’œil perçoit d’abord rapidement l’organisation de l’ensemble. C’est à partir de cette compréhension globale que les données acquièrent leur signification.
• Pour la personne qui ne peut percevoir cette vue d’ensemble, la compréhension d’un tableau est toujours une œuvre de reconstruction à partir de ses différents éléments.

Plus le tableau est complexe et plus cette reconstruction est ardue. C’est pourquoi les règles d’accessibilité ont prévu divers moyens pour faciliter cette tâche :

• Le premier est un titre de tableau qui l’identifie en quelques mots. Ce titre est facultatif, mais il peut permettre de distinguer ce tableau particulier des autres tableaux présentés dans le même document.
• Le second est l’association entre les cellules de données et les cellules d’en-tête qui leur donnent un sens. Sans cette association, les données individuelles perdent toute signification et ne constituent qu’une énumération incompréhensible. Voici comment cet aspect se traduit pour les tableaux simples ou complexes :

Tableaux simples

Quand il s’agit d’un tableau simple avec une seule ligne et une seule colonne d’en-têtes, l’association entre les cellules de données et d’en-têtes se fait automatiquement, sous certaines conditions. Il importe que les en-têtes soient placées dans la première ligne et dans la première colonne, en plus d’être identifiées de la manière suivante :

• Après avoir sélectionné la première ligne du tableau, ouvrir le dialogue des propriétés à partir du menu contextuel;
• Dans l’onglet « Ligne », cocher la case « Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête »;
• Dans le ruban « Création de tableau » (Alt+S), s’assurer que les cases « Ligne d’en-tête » et « Première colonne » sont bien cochées.

Tableaux complexes

L’association est toutefois beaucoup moins évidente et d’autant plus importante quand il s’agit de tableaux complexes. En effet, dans ces tableaux, plus de deux cellules d’en-têtes viennent qualifier chaque cellule de données, car il y a plus d’une ligne ou plus d’une colonne d’en-têtes.

Malheureusement, Microsoft PowerPoint ne permet pas de créer une association entre les cellules et leurs en-têtes dans un tableau complexe. Il importe donc de simplifier les tableaux complexes chaque fois que possible. À défaut, on peut offrir un lien vers une version HTML de ce tableau complexe (version de rechange pour un tableau inaccessible).

Les passages dans une autre langue doivent être marqués pour que la synthèse vocale du lecteur d’écran puisse utiliser le moteur de synthèse adapté à cette langue.

Avant de marquer ces passages, il faut d’abord définir la langue de base du document, avant de le rédiger ou après rédaction. L’affichage en Mode plan permet de sélectionner l’ensemble du contenu, pour ensuite définir la langue depuis le  dialogue des réglages de langue. On peut appeler ce dialogue à partir de la barre d’état, à laquelle on accède avec la touche F6.

Ensuite, pour marquer les passages dans une autre langue, il suffit de les sélectionner et d’utiliser le dialogue des réglages de langue pour identifier la langue correspondante.

Ces données seront conservées lors d’une conversion éventuelle en PDF. Il est d’ailleurs bien plus facile de marquer correctement les changements de langue dans Microsoft PowerPoint que de le faire par la suite dans le document PDF.

• Utiliser des titres de 38 à 44 points et des texte d’une taille de 24 à 32 points;
• Renforcer les contrastes (niveau AAA) afin de compenser les conditions d’éclairage pas toujours optimales;
• Éviter les textes soulignés, en majuscules, ombrés et en relief, qui nuisent à la lisibilité;
• Utiliser avec parcimonie les effets sonores ou visuels (éléments en mouvement);
• Si une diapositive contient beaucoup de contenu : redistribuer l’information sur plusieurs pages (ex. : diapositives 1 et 2);
• Éviter les tableaux et les graphiques très encombrés et très colorés;
• Utiliser des phrases courtes ainsi que des titres courts, originaux et lisibles;
• Employer des puces pour découper le texte;
• Ne pas mettre de point en fin de ligne;
• Afficher un maximum de 6 lignes ou points par page;
• Lors de la présentation des contenus, décrire les éléments visuels clés nécessaires à la compréhension (images, tableaux, vidéos, etc.), pour que les personnes ayant des limitations visuelles ou éloignées de l’écran de projection ne ratent pas d’informations;
• Ajouter des sous-titres aux vidéos incluses dans le diaporama, depuis les paramètres d’insertion vidéo de PowerPoint.

Si vous souhaitez néanmoins diffuser le PowerPoint dans son format original, nous recommandons d’employer le format « .pptx », plutôt que de sauvegarder le fichier dans le format de rétrocompabilité « .ppt ». En effet, certaines informations d’accessibilité telles que le texte de remplacement des images ne seront plus disponibles dans le vieux format « .ppt ».

Enfin, si des vidéos sont incorporées dans la présentation PowerPoint d’origine :

• Dans le cas où le format de distribution final est le PDF, nous recommandons de fournir des hyperliens vers des sources vidéo externes  (ex. : sur YouTube). Ces vidéos doivent être dûment sous-titrées, et autant que possible, comprendre une vidéodescription.
• Pour chacune des vidéos, nous recommandons d’offrir au minimum une transcription textuelle complète, reprenant le contenu des sous-titres et décrivant les éléments visuels clés à la compréhension. Cette transcription sera d’autant plus cruciale si vous ne pouvez sous-titrer la vidéo (par exemple, pour une vidéo dont vous n’êtes pas l’auteur), ou si vous n’avez pas la possibilité de produire une vidéodescription.